Minder miscommunicatie op het werk

Miscommunicatie kan erg vervelend zijn op het werk. Je bedoelt het ene en de ander maakt er toch ineens iets anders van dan dat je bedoelde. Voor het voorkomen van miscommunicatie, moet je zorgen voor een heldere communicatie. Wil je dat de communicatie helder is op het werk? Lees dan deze tips.

Gebruik het juiste medium

Tegenwoordig zie je steeds vaker medewerkers met angst om te bellen. Het is steeds gebruikelijker dat contact verloopt via de mail of via een chatbox. Er is niks mis met de mail of met een chatbox. Het kan dat deze middelen precies doen, wat je ervan verwacht. Zijn er echter mensen met klachten over je bedrijf of een product van jouw bedrijf? Dan is het goed mogelijk dat deze vormen van communicatie niet de beste vormen zijn. Het nadeel is namelijk dat je elkaars emotie niet kunt horen en niet kunt zien. Dat zorgt ervoor dat soms hele zinnen verkeerd worden opgevat. Met als gevolg een kille en bozige mailwisselingen waar beide partijen niet blij van worden.

De tip van het juiste medium geldt ook voor interne communicatie. Verwacht niet snel dat iedereen bijvoorbeeld zich open en kwetsbaar opstelt als je bijvoorbeeld in een grote groep aan iemand vraagt hoe het met diegene gaat.

Extra belangrijk

Het gebruik van het juiste medium is extra belangrijk als je medewerkers op afstand werken. Soms is het beter, om bij taken die om gedetailleerde communicatie vragen, te gaan videobellen. Het is ook goed om af en toe een meeting te houden, zodat je weet hoe het met iemand gaat en of er problemen zijn met het goed uitvoeren van het werk. Wat de ene persoon ziet als een goede briefing, hoeft dit voor de andere persoon niet zo te zijn. Aannames worden op afstand al snel gedaan. Soms is het goed om 1 keer in de zoveel tijd gewoon op een locatie af te spreken, om een goede binding met elkaar te houden.

Gebruik digitale registratieformulieren

Digitale middelen zijn zeker ook een positief iets. Met registratieformulieren kun je bijvoorbeeld een heleboel miscommunicatie voorkomen. Met deze registratieformulieren komt met de juiste koppelingen alles direct in meerdere systemen en wordt alles automatisch verwerkt. Dus digitale registratieformulieren voorkomen een hoop miscommunicatie door een gebrek aan actuele gegevens.