Je bedrijf groeit. Maar groeien je financiële risico's ongemerkt mee?

Meer klanten, grotere opdrachten en een steeds voller orderboek. Voor veel ondernemers zijn dat tekenen dat het goed gaat. Toch kan achter die groei een probleem schuilgaan. Facturen worden niet altijd op tijd verwerkt, voorraadverschillen blijven onopgemerkt en financiële controles krijgen minder aandacht. Zolang de resultaten positief lijken, valt dat misschien niet direct op. Maar wat gebeurt er wanneer je op basis van die cijfers een grote beslissing moet nemen?

Naarmate een bedrijf groeit, wordt betrouwbare financiële informatie steeds belangrijker. Een accountant in Leeuwarden kan met een jaarrekeningcontrole een onafhankelijke beoordeling geven van de financiële verantwoording. Zo’n controle biedt een redelijke mate van zekerheid over de jaarrekening en kan bovendien aandachtspunten in de financiële processen zichtbaar maken.

De administratie werkte prima. Tot het bedrijf groter werd

In een klein bedrijf heeft de ondernemer vaak zelf zicht op bijna iedere betaling en bestelling. Hij kent de klanten, weet welke facturen nog openstaan en controleert regelmatig de bankrekening.

Maar dat verandert zodra er personeel bijkomt, de omzet stijgt en administratieve taken over meerdere mensen worden verdeeld.

Dat is op zichzelf geen probleem. Het vraagt alleen om een andere manier van werken.

Wie mag betalingen goedkeuren? Worden wijzigingen in leveranciersgegevens gecontroleerd? En hoe weet je zeker dat de voorraadadministratie overeenkomt met wat er daadwerkelijk in het magazijn ligt?

Wanneer niemand precies weet wie waarvoor verantwoordelijk is, kunnen fouten lang onopgemerkt blijven.

Een mooie jaaromzet zegt niet alles

Neem een groothandel die een succesvol jaar achter de rug heeft. De omzet ligt hoger dan verwacht en de orderportefeuille ziet er goed uit.

Bij het opstellen van de jaarrekening blijkt echter dat een deel van de voorraad verouderd is. Verschillende producten staan nog voor een te hoge waarde in de administratie, terwijl ze nauwelijks meer verkocht worden.

Dat heeft gevolgen voor het resultaat.

Een vergelijkbare situatie kan ontstaan wanneer klanten hun facturen waarschijnlijk niet volledig gaan betalen of wanneer bepaalde kosten niet in de juiste periode zijn verwerkt.

Op papier kan het resultaat er dan beter uitzien dan de werkelijkheid rechtvaardigt.

Dat maakt duidelijk waarom een betrouwbare jaarrekening meer vraagt dan het optellen van inkomsten en uitgaven.

Waar gaat het in de financiële administratie vaak mis?

Niet iedere afwijking is direct ernstig. Maar kleine tekortkomingen kunnen grotere gevolgen krijgen wanneer niemand ze tijdig signaleert.

Vier punten die extra aandacht verdienen

1. Facturen blijven te lang openstaan

Een factuur versturen is iets anders dan geld ontvangen. Wanneer klanten structureel laat betalen, kan dat de liquiditeit onder druk zetten. Bij twijfel over de inbaarheid moet bovendien worden beoordeeld of een vordering nog juist gewaardeerd is.

2. Voorraad en administratie lopen uiteen

Producten kunnen beschadigd raken, verdwijnen of incourant worden. Wanneer zulke veranderingen niet goed worden geregistreerd, ontstaat mogelijk een onjuist beeld van de voorraadwaarde.

3. Betalingen worden onvoldoende gecontroleerd

Als dezelfde medewerker een factuur kan invoeren, goedkeuren én betalen, ontbreken mogelijk belangrijke controlemomenten. Een duidelijke taakverdeling verkleint het risico op fouten en misbruik.

4. Financiële informatie komt te laat beschikbaar

Wanneer cijfers pas maanden na afloop van een periode worden verwerkt, is het lastig om ontwikkelingen tijdig te beoordelen. Problemen worden dan soms zichtbaar op een moment dat bijsturen moeilijker is.

Wat doet een accountant tijdens een jaarrekeningcontrole?

Een accountantscontrole is bedoeld om vast te stellen of de jaarrekening, in alle van materieel belang zijnde opzichten, is opgesteld volgens de toepasselijke regels voor financiële verslaggeving.

Daarvoor beoordeelt de accountant risico’s, onderzoekt hij relevante gegevens en voert hij controlewerkzaamheden uit.

De accountant kijkt daarbij ook naar de processen die invloed hebben op de betrouwbaarheid van de cijfers.

Dat betekent niet dat iedere factuur afzonderlijk wordt gecontroleerd of dat elke fout gegarandeerd wordt ontdekt. Een controle geeft een redelijke mate van zekerheid, geen absolute garantie.

Wel kunnen tijdens het onderzoek tekortkomingen in de administratieve organisatie of interne beheersing naar voren komen.

Die bevindingen zijn waardevol. Ze laten zien waar financiële processen mogelijk moeten worden aangescherpt.

Wanneer wordt accountantscontrole interessant?

Voor sommige ondernemingen is een wettelijke jaarrekeningcontrole verplicht. Of dat geldt, hangt onder meer af van de omvang van het bedrijf en de toepasselijke wettelijke criteria.

Maar ook zonder wettelijke controleplicht kan een vrijwillige controle relevant zijn.

Denk aan een onderneming die externe financiering zoekt, nieuwe aandeelhouders aantrekt of zich voorbereidt op een overname. In zulke situaties kunnen belanghebbenden behoefte hebben aan extra zekerheid over de financiële cijfers.

Ook bij stichtingen en andere organisaties kunnen specifieke verantwoordingsverplichtingen een rol spelen.

Wie wil weten welke controle passend is, kan dit bijvoorbeeld bespreken met Van der Veen & Kromhout. Daarbij is vooral van belang wat de organisatie precies wil laten onderzoeken en welke mate van zekerheid daarvoor nodig is.

Betrouwbare cijfers geven meer rust bij belangrijke beslissingen

Stel dat je van plan bent een tweede vestiging te openen. Je wilt personeel aannemen, investeren in apparatuur en misschien aanvullende financiering regelen.

Dan wil je weten waarop je je financiële verwachtingen baseert.

Zijn de marges correct berekend? Zijn alle verplichtingen verwerkt? En geven de balans en resultatenrekening een betrouwbaar beeld van de afgelopen periode?

Een gecontroleerde jaarrekening kan extra vertrouwen geven in die historische financiële informatie. Voor het beoordelen van toekomstige plannen blijven daarnaast een goede begroting en liquiditeitsprognose nodig.

Die combinatie is waardevol: betrouwbare cijfers over wat er is gebeurd, aangevuld met een realistische blik op wat nog gaat komen.

Groeien is mooi. Grip houden is minstens zo belangrijk

Een onderneming hoeft niet groot te zijn om haar financiële processen serieus te nemen. Integendeel: wie op tijd zorgt voor duidelijke verantwoordelijkheden, betrouwbare registraties en passende controles, voorkomt dat de administratie achterloopt op de groei.

Niet iedere organisatie heeft daarvoor direct een volledige accountantscontrole nodig. Maar het is verstandig om regelmatig te beoordelen of de bestaande werkwijze nog aansluit op de omvang en complexiteit van het bedrijf.

Voor ondernemers die behoefte hebben aan extra zekerheid over hun financiële verantwoording, kan accountantscontrole in Leeuwarden een logische vervolgstap zijn.

Want goede ondernemersbeslissingen beginnen bij cijfers waarop je kunt vertrouwen.