|
Waarom organisaties VIC nodig hebben Veel publieke en semipublieke organisaties werken onder het vergrootglas van wet- en regelgeving, subsidies en prestatieafspraken. Dan is aantoonbare beheersing geen luxe maar een randvoorwaarde. Met VIC richt je de interne controle zo in dat je gericht toetst waar de risico’s het grootst zijn en waar publieke middelen, privacy en continuïteit op het spel staan. In plaats van brede controles die veel tijd kosten en weinig opleveren, kies je voor scherpe steekproeven, duidelijke criteria en reproduceerbare werkwijzen. Het resultaat is sneller inzicht, minder ruis en verbeteracties die echt effect hebben. Wat verbijzonderen in de praktijk betekent Verbijzonderen is focussen. Je brengt eerst processen en risico’s in kaart: van inkoop tot subsidieafhandeling en van salarissen tot gegevensuitwisseling. Vervolgens bepaal je welke stappen gevoelig zijn voor fouten of misbruik en welke wet- of normkaders van toepassing zijn. Per stap formuleer je controlepunten met heldere toetsingscriteria. Denk aan autorisaties, functiescheiding, dossiervorming, termijnen en juistheid van gegevens. Door vooraf expliciet te maken wat “goed” is, verklein je interpretatieruimte en worden beoordelingen consistenter. Je krijgt controle die kleiner is in tijd, maar groter in kwaliteit. Rollen en eigenaarschap die werken Heldere rollen versnellen elk VIC-traject. De proceseigenaar kent het werk en besluit over verbeteringen. De controller borgt de methodiek en bewaakt onafhankelijkheid. De lijn levert evidence en voert verbeteracties uit. Spreek af wie afwijkingen beoordeelt, wie mag accepteren als een restrisico tijdelijk blijft bestaan en binnen welke termijn opvolging plaatsvindt. Leg dit vast bij het controleplan, niet achteraf. Zo wordt opvolging geen zoektocht, maar een voorspelbare stap in je routine. Van plan tot steekproef: de jaarcyclus Een werkbare jaarcyclus bestaat uit vier stappen. Eén: plannen. Je koppelt risico’s aan processen, kiest steekproefgroottes en legt criteria vast. Twee: uitvoeren. Je verzamelt dossiers, documenten en loggegevens op een uniforme manier en noteert bevindingen kort en feitelijk. Drie: beoordelen. Je maakt onderscheid tussen incident, bevinding en structurele oorzaak en verbindt elk punt aan een actie met eigenaar en deadline. Vier: terugkoppelen. Je deelt trends per kwartal en past je plan bij als risico’s verschuiven. Deze loop houdt tempo in de organisatie en maakt audits voorspelbaar. Evidence die bewijst in plaats van overtuigt Sterke evidence is specifiek, herleidbaar en actueel. Voorbeelden zijn betaalbatches met goedkeuringslog, autorisatie-exporten met datum en bron, contracten met versienummer en tijdige verwerkingsbewijzen. Vermijd screenshots zonder context of losse e-mails als “bewijs”. Gebruik vaste templates voor dossiervorming zodat reviewers snel kunnen toetsen. Door bewijs direct bij het controlepunt te bewaren, eigenaarschap te benoemen en versies te beheren, hoef je achteraf niet te reconstrueren wat er is gebeurd. Slimme indicatoren voor sturing Meten is kiezen. Kies een klein aantal indicatoren die gedrag beïnvloeden: tijd tot herstel van bevindingen, percentage tijdige dossiervorming, doorlooptijd van autorisatie-aanvragen, en het aantal herhaalde fouten per processtap. Publiceer deze maandelijks in een kort overzicht. Niet om teams af te rekenen, maar om de volgende verbetering te kiezen. Zo verschuift het gesprek van “wie heeft dit gedaan” naar “hoe maken we het systeem sterker”. Samenwerking over afdelingen heen VIC werkt alleen als finance, inkoop, HR, dienstverlening en IT dezelfde taal spreken. Zet gezamenlijke sessies op waarin je definities gelijk trekt: wat is een bevinding, wanneer is iets materieel, welk bewijs volstaat. Koppel verbeteracties aan bestaande werkstromen in plaats van extra lijstjes ernaast. Zo sluit controle aan op de werkelijkheid en voorkom je dubbel werk. Door successen en leerpunten periodiek te delen, blijft energie in het proces en groeit het vakmanschap van teams. Technologie die ondersteunt in plaats van belemmert Handwerk en losse spreadsheets kosten tijd en vergroten foutkans. Met passende tooling maak je controle herhaalbaar: centraal controleplan, steekproefgenerator, dossiervorming met versies, workflow voor reviews en rapportages voor management en auditor. Door controles, bevindingen en acties bij elkaar te brengen, ontstaat één bron van waarheid. Je verkort doorlooptijden, vergroot aantoonbaarheid en houdt capaciteit vrij voor verbetering. Direct aan de slag met een nuchtere aanpak Begin met twee processen met hoge impact. Beschrijf per proces drie tot vijf controlepunten die er het meest toe doen. Leg vast welke dossiers je nodig hebt, hoe je selecteert en welke criteria je hanteert. Test een eerste ronde, evalueer het resultaat en schaaf bij. Breid daarna gefaseerd uit. Gebruik daarbij een heldere leidraad voor verbijzonderde interne controle zodat je methodiek consistent blijft, teams weten wat er van hen verwacht wordt en auditors snel kunnen volgen. Met focus, discipline en slimme ondersteuning groeit je organisatie naar aantoonbare beheersing, minder herstelwerk en meer tijd voor dienstverlening. |
Laden...
